Vocabolari controllati

Un vocabolario è un elenco di valori ammessi per un campo: tipologie di supporto, stati di conservazione, tipologie documentarie. Il campo diventa una tendina invece che un testo libero.

Serve a una cosa sola, ma decisiva: impedire che lo stesso concetto venga scritto in cinque modi diversi, con il risultato che nessun filtro darà mai il conto giusto.

Creare e modificare un vocabolario

Dalla finestra dei vocabolari (raggiungibile dalla palette dei comandi con Ctrl+K): elenco a sinistra, valori a destra, rinomina sul posto.

Per legare un vocabolario a un campo si usa l'editor del campo, dentro la gestione dei modelli: il campo diventa di tipo elenco e attinge da quel vocabolario.

Aggiungere un valore mentre si scheda

Non serve interrompere la compilazione: dalla tendina si può aggiungere un valore nuovo al volo, e da quel momento è disponibile per tutte le schede.

È il compromesso che rende i vocabolari utilizzabili: un elenco da chiudere in anticipo, prima di sapere che cosa contiene il fondo, verrebbe aggirato nel giro di pochi giorni.

Regole da conoscere

• Un valore fuori elenco non blocca il salvataggio. Capita quando qualcuno accorcia il vocabolario dopo che hai già schedato: la scheda deve restare salvabile.
• Togliere un valore dall'elenco non lo cancella dalle schede che lo usavano.
• Eliminare un vocabolario libera i campi: i valori vengono copiati dentro il campo, che torna a essere un elenco autonomo. Diversamente resterebbero tendine vuote, cioè campi non compilabili.
• In un archivio condiviso i valori aggiunti da due persone si sommano: nessuno perde il proprio.

Segnature ripetute

Nella stessa area c'è il controllo dei doppioni di segnatura: l'elenco delle schede che portano la stessa segnatura, raggruppate.

La segnatura ripetuta si segnala, non si vieta

Un fondo reale contiene segnature ripetute per inventariazioni antecedenti alla schedatura. Rifiutarle costringerebbe l'archivista a falsificare il dato pur di poter salvare. L'app avvisa dopo il salvataggio e ti lascia decidere.

Un campo si può comunque marcare come unico nel modello: in quel caso il duplicato viene segnalato ogni volta, restando salvabile. È diverso da obbligatorio, che invece blocca.