Cartelle e archivi
Ci sono due livelli di organizzazione, ed è importante non confonderli.
Le cartelle
Dentro un archivio puoi creare cartelle e sottocartelle, come nel gestore file del computer: per fondo, per serie, per anno, per ricerca in corso. Servono a sfogliare comodamente.
Le trovi nel pannello a sinistra, icona a forma di cartella. Clic destro su una cartella per crearne, rinominarne o eliminarne.
Per spostare una cartella, con tutto il suo contenuto, dentro un'altra puoi trascinarla nell'albero oppure usare, dal menu del tasto destro, Sposta in… e scegliere la destinazione da un elenco: non serve il mouse.
Che cosa mostra una scheda nell'albero
Nell'albero ogni scheda si presenta con la sua segnatura. Quando la segnatura da sola non basta a riconoscerla — «165, 579» dice dov'è il documento, non di chi parla — puoi farle comparire sotto un secondo rigo con il valore di un campo a tua scelta.
Il pulsante in alto a destra del pannello Cartelle, accanto alla scritta «Struttura», apre l'elenco:
- Nessuna: solo la segnatura. È l'impostazione di partenza.
- Automatica: il primo nome disponibile fra dichiarante, notaio, autore e persone coinvolte. Va bene quando nello stesso archivio convivono modelli diversi.
- Un campo preciso: l'elenco contiene tutti i campi usati nell'archivio, compresi quelli propri di una sola scheda e le liste come «Persone / Attori» (di queste si vede il primo nome).
In coda allo stesso menu, Ordina l'albero per mette le schede in fila per l'etichetta invece che per la segnatura: così tutte quelle dello stesso dichiarante finiscono vicine. Le schede in cui quel campo è vuoto restano in fondo, con la segnatura come criterio.
La scelta si ricorda per ogni archivio e vale solo su questo computer: non viene sincronizzata e non cambia nulla ai colleghi che lavorano sullo stesso archivio condiviso. Lo stesso comando si raggiunge con Ctrl+K → «etichetta».
Gli archivi (vault)
Un archivio è un contenitore completamente separato: schede, modelli e tag propri. Ne puoi avere quanti ne vuoi.
Usa archivi diversi quando i materiali non c'entrano nulla tra loro (due progetti di ricerca distinti, il lavoro dell'università e quello per un committente). Usa le cartelle, invece, quando fanno parte dello stesso corpus.
Il selettore in alto permette di passare rapidamente da un archivio all'altro, crearne di nuovi in locale, collegarne uno remoto o accedere a un archivio condiviso con un gruppo di lavoro.
Quale scegliere?
| Situazione | Soluzione |
|---|---|
| Stesso fondo, serie diverse | Cartelle |
| Due progetti che non si incrociano mai | Archivi separati |
| Materiale da condividere con colleghi, il resto no | Archivi separati (si condivide un archivio intero) |
| Vuoi cercare in tutto insieme | Un archivio solo con cartelle |
La ricerca e i filtri lavorano all'interno dell'archivio aperto: è il motivo principale per non frammentare troppo.